Bí mật của Template - Chìa khóa Vàng cho bản kế hoạch hoàn hảo

Nếu bạn đã từng:

• Lúng túng, mất phương hướng khi bắt đầu lập kế hoạch làm việc cho một năm,

• Choáng ngợp bởi vô số đầu việc và mục tiêu cần thực hiện cho các dự án,

• Loay hoay tìm kiếm một hệ thống để sắp xếp mọi thứ khoa học, hiệu quả,...

Thì có lẽ bạn đang cần một công cụ đắc lực giúp kiến tạo nên những kế hoạch hoàn hảo, phục vụ cho mục tiêu hằng năm. Template là một trong những công cụ quyền năng ấy.

Hơn 10 năm kinh nghiệm thực hành và ứng dụng template vào công việc vận hành, ở bài viết này, Hân sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về template và phương thức tạo nên những bản template giá trị - những trợ lý không lời nhưng không thể thiếu trong sự nghiệp.

Template là gì?

Thực tế thì, chỉ cần một cú nhấp chuột trên Google, bạn có thể nhận về rất nhiều câu trả lời định nghĩa một template. Với Hân thì, template đơn giản là một chiếc bản đồ đa năng, vừa có thể giúp bạn định hình phương hướng phát triển, vừa cung cấp một cái nhìn tổng quan và lưu trữ những ý tưởng đột phá trong quá trình xây dựng sự nghiệp.

Thông thường, template sẽ được tạo nên dưới những định dạng excel, Google Sheet hay bất cứ ứng dụng trực quan nào khác để phục vụ cho một mục đích cụ thể. Cụ thể hơn, trong việc lập kế hoạch, template có thể được sử dụng để:

• Xác định các mục tiêu và nhiệm vụ cần thực hiện.

• Sắp xếp các bước thực hiện một cách logic và khoa học.

• Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của kế hoạch.

Tại sao cần sử dụng template khi lập kế hoạch?

Nguồn: Unsplash

Đơn giản vì nó quan trọng, nếu không muốn nói là vô cùng cần thiết trong quá trình lập kế hoạch. Hãy thử tưởng tượng, nếu không có một template cụ thể, bạn sẽ lập kế hoạch dựa trên nền tảng nào? Sẽ sắp xếp các thông tin ra sao? Sẽ định hình những việc cần làm, phải làm và nên làm như thế nào?

Thật khó để khởi nghiệp, dù là chuyên môn hay sản phẩm vật lý, mà không có một hệ thống dữ liệu trực quan và rõ ràng, phải không?

Suốt một thập kỷ chinh chiến với template trên mọi mặt trận: ngân hàng, vận hành hay bây giờ là solopreneur đang kinh doanh chuyên môn của mình, Hân phải thừa nhận rằng template là một trong những nền tảng không thể thiếu trong quá trình làm việc của mình.

Vì sao vậy? Vì template giúp chúng ta rất nhiều trong việc:

1. Tiết kiệm thời gian và công sức

Có template, bạn sẽ ngạc nhiên khi mình tiết kiệm được một quỹ thời gian và công sức rất lớn trong việc lập kế hoạch. Thay vì phải bắt đầu từ con số 0, bạn có thể sử dụng template có sẵn để nhanh chóng tạo ra một kế hoạch chi tiết và hiệu quả.

Có template rồi, mọi thứ được đưa vào một hệ thống rõ ràng với định vị GPS được cài sẵn. Giống như việc bố trí, dọn dẹp nhà cửa. Khi bạn đã định hình được vật dụng nào, đang ở đâu, cần dùng nó khi nào, sử dụng ra sao, bạn sẽ thấy thật nhẹ nhàng khi dọn dẹp và không phải vướng vào ma trận “không biết bắt đầu từ đâu”.

2. Nâng cao hiệu quả của kế hoạch

Phải thừa nhận rằng template giúp chúng ta sắp xếp mọi thứ một cách khoa học, logic, từ đó nâng cao hiệu quả của kế hoạch. Khi có một hệ thống rõ ràng để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh kế hoạch của mình để đạt được mục tiêu đề ra.

Tất nhiên, việc này liên quan đến tư duy hệ thống của mỗi cá nhân. Với Hân thì, từ khi làm việc bằng template, Hân có cơ hội để rèn luyện tư duy hệ thống này rất nhiều. Càng làm càng cảm thấy mình chặt chẽ hơn trong từng suy nghĩ, từng hạng mục hành động. Việc nào cần tập trung vào thì sẽ tập trung hết sức, việc nào không cần sẽ mạnh dạn xóa bỏ. Đây là yếu tố then chốt giúp mọi solopreneur thành công trong việc thực hiện kế hoạch và mục tiêu đã đặt ra.

Nguồn: Unsplash

3. Giảm thiểu stress

Khi tiết kiệm được thời gian và năng lượng, cộng với việc năng suất nâng cao mỗi ngày, chúng ta đương nhiên sẽ giảm được những căng thẳng không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc. Kinh doanh chuyên môn tự do hay bất cứ công việc nào khác cũng đều có những khó khăn riêng, trong đó, việc ngập lặn trong hàng vạn dữ liệu, ý tưởng là một trong những thách thức vô cùng lớn.

Vậy nên, việc lập nên một template để đưa mọi thứ về một nơi, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng và thoải mái hơn. Template giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách khoa học, từ đó giảm thiểu stress và giúp bạn tập trung vào việc thực hiện kế hoạch hiệu quả. Đây là điều mà Hân đã thực tế được trải nghiệm suốt thời gian làm công việc vận hành vừa qua.

4. Tăng cường sự tự tin

Năng suất được nâng lên, chắc chắn sự tự tin cũng theo đó mà tăng dần. Tin mình đi, sự tự tin là một trong những nhân tố cực quan trọng mà bạn cần phải trang bị cho bản thân nếu muốn thành công trong sự nghiệp. Càng tự tin, bạn càng dễ dàng đạt được điều bạn muốn.

Khi có một kế hoạch chi tiết và hiệu quả, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn vào khả năng thành công của mình. Template giúp bạn củng cố niềm tin vào bản thân và thúc đẩy bạn hành động để đạt được mục tiêu. Cảm giác đạt được từng mục tiêu là một cảm giác đê mê, gây nghiện, phải không?

5. Dễ dàng chia sẻ và cộng tác

Chúng ta không thể làm việc một mình, kể cả khi bạn độc lập kinh doanh, vận hành one-person business. Việc chia sẻ công việc với đồng đội, hay trao đổi với đối tác sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn có một template chứa đầy đủ thông tin và tiến độ dự án.

Giả sử như bạn đang cần một trợ lý từ xa để giúp bạn hoàn thiện dự án A, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ template quản lý dự án đã hoàn thiện với bạn ấy và bắt đầu công việc ngay mà không cần phải nói quá nhiều về nó. Thật tiện phải không?

Làm thế nào để tạo ra một template hiệu quả?

Tới đây, có lẽ bạn đã nhận ra tầm quan trọng rất lớn của template trong quá trình làm việc và xây dựng kế hoạch rồi. Hầu hết các dự án từ các công ty lớn, tập đoàn đa quốc gia đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay các bạn freelancer, solopreneur đều cần template để quản lý dự án một cách hiệu quả.

Nguồn: Unsplash

Vậy, làm thế nào để tạo nên một template phù hợp với nhu cầu và quy mô dự án của mình?

Qua quá trình làm template mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng suốt 10 năm làm vận hành qua, Hân đúc rút được quy trình tạo nên một chiếc template hiệu quả với các bước thực hiện đơn giản sau?

1. Xác định mục đích

Làm gì cũng vậy, chúng ta cần một cái đích để đến, nếu không muốn lang thang mất thời gian vàng bạc mà không đạt được điều gì. Bạn cần xác định rõ mục đích của template trước khi bắt đầu tạo ra nó.

Template được sử dụng cho dự án gì? Nó sẽ giúp bạn thực hiện công việc gì?

Hãy nhớ mục tiêu càng rõ ràng, việc tạo nên template càng dễ dàng.

2. Xác định các thông tin cần thiết

Những thông tin nào cần được đưa vào template để khi chạy dự án, nhìn vào là mình có thể nhận ra ngay? Bạn cần xác định những thông tin đó bởi nó sẽ giúp bạn thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.

Không cần phải chạy đông chạy tây, bạn chỉ cần mở template lên là có thể thấy được: Mục tiêu dự án, thành viên tham dự, thời gian thực hiện, nội dung chính, những công việc cần làm, đã làm và sẽ làm,...

Khi đưa mọi thứ vào cùng một nơi, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm.

Nguồn: Unsplash

3. Sắp xếp các thông tin một cách khoa học

Bước này yêu cầu ở bạn tư duy logic và tư duy hệ thống. Nhưng đừng lo nếu bạn chưa tự tin về các hệ tư duy này của mình, chúng ta hoàn toàn có thể rèn luyện trong quá trình làm việc.

Ví dụ nhé! Bạn đang muốn tạo một kế hoạch content cho Fanpage trong năm 2024, bạn sẽ cần các thông tin liên quan đến: Ý tưởng chính, nội dung cần triển khai, người viết, thời gian viết, ngày sẽ đăng,... Những thông tin này cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và logic để khi bản kế hoạch được hoàn thiện, bạn dễ dàng bắt tay ngay vào việc sáng tạo nên nội dung đó.

4. Sử dụng các công cụ hỗ trợ

Chắc chắn rồi, chúng ta không thể nâng cao hiệu suất công việc nếu bỏ qua sự góp mặt của các nền tảng công nghệ đang có hiện nay. Đó là một lợi thế của những người trẻ trong thời đại này. Vậy thì lý do gì mà chúng ta không tận dụng nó?

Template thường được tạo nên trên các phần mềm như Microsoft Word, Excel, Google Sheet hoặc các ứng dụng lập kế hoạch chuyên dụng. Bạn hoàn toàn có quyền lựa chọn một nền tảng phù hợp với phong cách cá nhân của mình để tạo nên một template hiệu quả, phục vụ cho việc lập kế hoạch.

Tóm gọn lại, với Hân, template là một công cụ đắc lực giúp chúng ta lập kế hoạch một cách hiệu quả và xa hơn là dễ dàng thực hiện được kế hoạch đó. Hân tin rằng điều này cũng đúng với tất cả mọi người. Vì thực tế hiện tại, mọi dự án của các doanh nghiệp đều được quản lý trên các nền tảng template.

Nếu sử dụng template để tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả của kế hoạch, giảm căng thẳng và mang về sự tự tin cho bản thân, tại sao mình không làm bạn thân với em ấy ngay nhỉ?