Làm sao để tổ chức workshop free nhưng vẫn có hơn 90% người tham dự?

Bạn có thấy tình huống này quen không:

Workshop mở đăng ký miễn phí. Hơn 100 người điền form. Đến ngày diễn ra, chỉ thấy lác đác 30 - 40 người vào Zoom.

Lý do đưa ra thì quen thuộc lắm:

“Em bận đột xuất.”

“Lúc khác em rảnh em xem sau.”

“Ui, em quên mất tiêu…”

Và đúng thật. Bởi vì free, nên nếu chủ đề không thật sự nóng hổi hoặc người chia sẻ chưa đủ sức ảnh hưởng và thu thút, thì chuyện “sủi tăm” phút chót là điều rất thường gặp.

Vậy làm sao để workshop miễn phí vẫn duy trì được tỷ lệ tham dự đến 90%, mà quan trọng là vẫn đạt được target về mặt doanh số sau đó dù không... sale?

Trước tiên, phải nhìn thẳng vào thực tế: Một workshop đông người tham gia phụ thuộc ít nhất 2 yếu tố:

•  Chủ đề đánh trúng nhu cầu muôn thuở, hoặc đúng vào thời điểm người nghe đang rất rất cần.

•  Speaker đủ uy tín hoặc có sức ảnh hưởng nhất định

Nhưng nếu bạn là người mới, một người kinh doanh tri thức vừa bước vào thị trường, chưa có tên tuổi, chưa có cộng đồng riêng thì nên bắt đầu từ thứ dễ kiểm soát nhất: CHỌN 1 CHỦ ĐỀ HAY VÀ ĐÚNG NHU CẦU - CÓ THỂ ÁP DỤNG NGAY.

—

Chủ đề hay là như thế nào?

Nguồn: Canva

Là vấn đề khiến khách hàng mục tiêu của bạn đang liên tục trăn trở, mất ngủ, bối rối, mắc kẹt,.. cần giải pháp để giải quyết và thoát khỏi ngay lập tức!

Ví dụ:

Ai cũng nghe nói về thực phẩm chức năng - nhưng, mấy ai biết cách chọn đúng loại mà cơ thể mình thực sự cần, tránh bị hét giá, hay tránh việc mua nhầm hàng “nhái”?

–> Đó là vấn đề thực, rất đời, là câu hỏi mà khá nhiều người đang quan ngại ngoài kia. Cho nên, khi chọn làm chủ đề của workshop sẽ thu hút sự quan tâm của nhiều người. Bởi vì họ ngầm hiểu rằng, workshop đó có thể giúp họ "giải phóng" được thắc mắc đã đóng đinh trong đầu họ rất lâu rồi, nhưng chưa biết tìm ai để thực sự có câu trả lời!

Nhưng chỉ chọn chủ đề hay thôi thì chưa đủ.

Để workshop đạt được 90% người đăng ký thực sự tham dự, cần ít nhất 4 yếu tố dưới đây được phối hợp nhịp nhàng và vận hành chỉn chu:

1. MẠNG LƯỚI LAN TỎA từ chính speaker và cộng đồng xung quanh

Nguồn: Canva

Người đầu tiên cần chủ động chia sẻ về workshop chính là speaker.

Sau đó là các cộng sự, mentor, học viên cũ, hoặc những người đã có trải nghiệm tích cực, họ chia sẻ workshop không chỉ vì chương trình hay, mà vì họ tin vào người làm chương trình.

Đây không phải marketing mà là lan tỏa niềm tin.

2. Một team LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

Nguồn: Canva

Một speaker giỏi không thể gánh cả chương trình nếu thiếu một team “chạy” mượt.

Bạn cần phân rõ ra các nhiệm vụ như là:

1.  Người chuẩn bị nội dung, slide, tài liệu

2.  Người gửi email, quản lý form, lập nhóm Zalo hỗ trợ

3.  Người vận hành Zoom, ghi chép tương tác, chụp ảnh, thống kê câu hỏi…

Mới gần đây, mentee của Hân đã làm được những điều này rất tốt.

Chính sự phối hợp khớp nhịp này mà các bạn đã có một chương trình thành công ngoài mong đợi về cả mặt tổ chức - lan toả giá trị đến người nghe lẫn việc tăng trưởng doanh thu, mà chẳng sale sủng gì nhiều cả.

Đó là chưa kể, team của họ có 3 người - mà mỗi người một múi giờ khác nhau.

Người dậy từ tờ mờ sáng, người vừa lo con ốm, chồng sốt… nhưng tất cả vẫn phối hợp nhịp nhàng để buổi workshop 2 tiếng diễn ra đầy đủ, mạch lạc, chuyên nghiệp, và trọn vẹn.

Nói như vậy không phải team phải có đông người để chia nhiệm vụ thì mới làm tốt.

Nếu bạn chỉ có một mình (hoặc có thể có thêm trợ lý) thì vẫn làm được mượt mà.

Hân sẽ chỉ cho bạn được cách vận hành workshop tốt dù chỉ có một mình hay hai mình, nếu bạn cần hãy nhắn Hân đặt lịch tư vấn nhe!

3. NHẮM ĐÚNG - CHỌN TRÚNG

Nguồn: Canva

Để có được bước này, trước đó team cần làm các khảo sát thật kỹ thông qua:

- Các form đăng ký từ cộng đồng, tin nhắn hỏi đáp thông tin, và cả những dòng còm men bên lề trên FB cá nhân,... để hiểu được điều cốt lõi nhất mà khách hàng thực sự quan tâm là gì!

Từ đó mới chốt tên workshop, viết outline, thiết kế cách chia sẻ sao cho “chạm” đúng tâm lý người nghe - và giải quyết được các băn khoăn của họ!

Đoạn này nếu không tập trung làm kỹ, bạn sẽ dễ rơi vào trường hợp: "Bán cái mình có, chứ không phải cái mà khách hàng đang cần"

Mà như vậy thì rõ là kết quả của workshop sẽ chẳng tới đâu.

4. CHẤT LƯỢNG CHƯƠNG TRÌNH: Miễn phí nhưng không “rẻ tiền”

Nguồn: Canva

Workshop HOÀN TOÀN FREE.

Nhưng chính vì free, nên khâu tổ chức càng phải kỹ lưỡng để khách hàng hiểu rằng  “Mình đang nhận được nhiều hơn kỳ vọng.”

Họ học được kiến thức hữu ích.

Nhận thêm tài liệu hoặc quà tặng.

Và nếu quan tâm, sẽ được nhận ưu đãi riêng chỉ dành cho người đã tham dự khi đăng ký các chương trình nâng cao tiếp theo.

Đó là những điều mà khách hàng có thể cảm nhận được trước khi sự kiện diễn ra.

Còn trong workshop thì sao?

Đừng vội vàng quảng cáo!

Không nên chỉ "lùa" người khác vào phễu rồi bắt đầu nói về khoá học thao thao bất tuyệt.

Khách hàng của chúng ta rất thông minh và có "bộ lọc" của riêng họ.

Vậy nên, bạn không cần phải quá quảng cáo về chương trình sản phẩm của bạn.

Trong quá trình bạn chia sẻ, khách hàng sẽ tự biết có nên đăng ký hoặc tìm hiểu sâu hơn về bạn, hay về sản phẩm dịch vụ mà bạn đang có!

Với cách làm đó, team mentee của Hân sau khi tổ chức workshop lần đầu tiên đã có những kết quả đáng tự hào như là:

>> Workshop đăng ký 60 người, hơn 50 người tham dự, ở lại đến cuối, tương tác liên tục.

>> Trợ lý sau workshop trả lời inbox mỏi tay.

>> Hơn nửa số người tự chủ động chuyển khoản, không cần tư vấn thêm.

Tóm lại, một workshop free nhưng chất lượng có thể tạo ra chuyển đổi vượt kỳ vọng  sẽ cần hội tụ đủ 3 yếu tố:

1.  Chủ đề hay – đúng nhu cầu – thiết thực

2.  Team làm việc chuyên nghiệp, tận tâm

3.  Cách tổ chức & chăm sóc khách hàng thấu hiểu tâm lý người nghe

Tuy nhiên, như vậy cũng chỉ mới là "khởi đầu" thôi!

Còn làm thế nào để không cần sale quá liều mà vẫn full lượt đăng ký khoá học sau đó, thì hẹn bạn bài đăng tới nha!

Ở phần 2, mình sẽ chia sẻ tiếp về chiến lược triển khai ngay sau workshop, làm thế nào để có doanh thu 70 triệu từ sản phẩm giá rẻ, mà không cần một dòng quảng cáo nào trong workshop.

Bạn có đoán được là nhờ điều gì không? Các bạn hãy đón đọc ở những bài blog tiếp theo nhé.